SOP (Standard Operation Procedure)

Standard Operation Procedure (SOP)

Prosedur Operasi Standar (POS)

Pengertian Tujuan dan Fungsi SOP

Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure, SOP) atau kadang disingkat POS, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS.

Pengertian SOP

1.      Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong  dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

2.     SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Tujuan SOP

1.      Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

2.     Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi

3.     Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

4.     Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

5.     Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi :

1.      Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

2.     Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

3.     Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

4.     Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

5.     Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP diperlukan

1.      SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan

2.     SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak

3.     Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

Keuntungan adanya SOP

1.      SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten

2.     Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan

3.     SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

Dalam menjalankan operasional perusahaan , peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan

TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA PERUSAHAAN

a)    Dalam sebuah perusahaan kita mengenal Sisdur atau Sistem Prosedure Kerja, ini adalah cara memanage perusahaan kita. Untuk lebih mengenal maka kita perlu mengetahui dan memahaminya, adapun yang harus kita ketahui adalah :

TATA KERJA    Merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dengan cara yang efektif dan efisien.

PROSEDURE     Merupakan suatu tahapan dalam tata kerja yang harus dilakukan oleh suatu pekerjaan baik asal pekerjaan dan tujuan akhir dari pekerjaan itu sendiri, kapan harus selesai dan memakai peralatan apa saja dan kepada siapa saja kita berhubungan.

SISTEM    Merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedure yang menjadi satu sehingga membentuk pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Contoh Sistem penempatan barang dan harga di sebuah Toko :

1. Mengklasifikasi atau pemisahan barang yang berbeda kepentingannya, contoh sabun dan makanan
2. Meletakkan barang barang tersebut di lemari kaca atau tempat yang telah tersedia
3. Lakukan pencatatan stok barang baik barang masuk dan barang keluar
4. Lakukan kontrol dengan cara melihat buku stok.

Note : Ini adalah contoh pencatatan sederhana

Dari Contoh di atas setiap langkah-langkah yang kita lakukan mempunyai prosedure dan tata kerja masing-masing. Dan Sistem, prosedure dan tata kerja adalah sebuah kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan, dan dengan demikian Manejemen dan kebijaksaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.

Untuk menentukan Tata Kerja dan Sisdur maka perlu diperhatikan beberapa hal di bawah ini :

1. Sisdur dan tata kerja harus memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, SDM, peralatan, material, biaya dan  waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas dan pekerjaan.
2. Untuk membuatnya kita harus memperhatikan dan mempersiapkan tujuan organisasi, struktur organisasi,  skema, job description dan semacamnya.
3. Pembuatan prosedure harus dilakukan sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaan serta kapasitas masing-masing yang menjalankan tugasnya.
4. Harus dibuat detail langkah-langkah pekerjaan yang harus dilakukan berikut standard waktu yang harus ditempuh untuk merampungkan pekerjaan tersebut.
5. Dalam menetapkan langkah-langkah pekerjaan harus saling berkaitan satu langkah dengan langkah lainnya dan menuju ke arah satu tujuan.
6. Dalam tahap-tahap pekerjaan itu harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu pelaksanaan dan penyelesaian tugas dan pekerjaan yang dimaksud.
7. Di samping itu kita harus menetapkan standard skill atau kemampuan SDM beserta tingkatannya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Dengan kata lain Sisdur disusun harus berdasarkan dengan kemampuan skill orang orang yang menempati posisi-posisi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 

1.            pekerjaan tersebut.
8. Penggambaran penerapan atau skema sisdur yang dibuat haruslah jelas dan sebaiknya menggunakan flow chart atau yang disebut bagan prosedur atau skema arus kerja.
9. Langkah akhir adalah maintenance dan review Sisdur dan tata kerja, hal ini sangat penting untuk melihat apakah pekerjaan kita sudah baik dan apakan Sidur yang kita gunakan sudah benar atau masih ada kekurangan, jika ada kekurangan atau kelemahan maka kita perlu memperbaikinya.

MENYUSUN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Menyusun pedoman Prosedur Operasional Standar (SOP) yang efektif pada dasarnya menuunjukan bahwa organisasi mempunyai kemauan memeperbaiki langkah-langkah kegiatan serta penganbilan keputusan dan  memperbaharuinya sesuai daengan tuntutan perubahan yang dialami. Pedoman atau manual SOP adalah salah satu modal paling penting bagi organisasi untuk mengendaliakan seluruh keputusan dan kegiatan yang dilakukannya dalam koridor yang sistematis dan efektif. Semakin besar organisasi, semakin besar pula tuntutan untuk mempunyai perangkat control yang memadai. Aspek operasi harussama baik dengan aspek administrasi. Semua itu hanya bias terwujud apabila organisasi memiliki panduan yang jelas tentang pengambilan keputusan dan kegiatannya.

SOP adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, dan lain-lain yang semuanya itu merupakan prosedur kerja yang harus ditaati dan dilakukan. SOP bukan hanya merupakan pedoman prosedur kerja rutin yang harus dilaksanakan, tetapi SOP juga berfungsi untuk mengevaluasi pekerjaan yang telah dilakukan, apakah pekerjaan tersebut telah dikerjakan dengan baik atau tidak, kendala apa yang dihadapi?, mengapa kendala tersebut terjadi ? sehingga kita dapat mengambil keputusan yang tepat melalui SOP.

Agar SOP dapat dilaksanakan, maka perlu dibuat jabaran SOP secara teknis yang tertuang dalam intruksi kerja dalam suatu unit kerja, dalam bentuk dokumen dan formulir kerja, serta  rekaman dokumen yang berfungsi sebagai control kerja bahwa pekerjaan telah dikerjakan dengan baik. Rekaman berguna untuk analisis data dan peningkatan layanan yang berkesinambungan.

Dalam penentuan mutu, kita harus mengetahui terlebih dahulu sistematika penulisan SOP  :

Kerangka Pembuatan SOP

Kerangka pembuataan Standar Operasi Prosedur 

a. Judul

b. Digunakan dibagian

c. Pemakai

d. Nomor Dokumen 

e. Tanggal dibuat

f. Status (draft/Final)

1. Isi Standar Operasi Prosedur

• Pendahaluan
• Maksud & Tujuan
• Definisi
• Prosedur (Prosedur Utama)
• Lampiran

2. Proses Diagram Alur (berbentuk flowchart)
3. Standar Dokumen (Formulir2 yang digunakan)
4. Petunjuk Teknis Pengisian Dokumen Standar

Sistematika SOP :

1. Tujuan
Berisi tujuan untuk apa saja SOP dibuat
2. Ruang lingkup,
Berisi batasan dimana SOP akan digunakan/diterapkan.
3. Acuan,
Berisi apa saja yang menjadi acuan dalam pembuatan SOP
4. Definisi
Berisi istilah dan definisi yang digunakan dalam SOP
5. Prosedur
5.1.  Tanggung jawab dan wewenang
Berisi siapa saja yang bertanggung jawab beserta wewenangnya
5.2.  Pelaksanaan
Berisi tahapan pekerjaan
5.3.  Pemantauan dan pengendalian
Berisi siapa yang akan memastikan SOP diterapkan
7. Dokumentasi
Berisi formulir yang harus diisi saat SOP diterapkan
8. Diagram Alir
Berisi diagram alir dari tahapan pekerjaan

Standar Simbol-Simbol Flowchart dan Penggunaannya

By Eris Kusnadi

Proses di lingkungan industri pada umumnya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berulang. Setiap siklus kegiatan tersebut biasanya dapat dipecahkan ke dalam beberapa langkah kecil. Dari uraian langkah-langkah tersebut, kita dapat mencari langkah mana saja yang bisa kita perbaiki (improve). Langkah-langkah tersebut akan lebih mudah dimengerti jika kita menggambarkannya dalam suatu bagan yang dikenal dengan istilah: flowchart atau bagan alir. Dr. Deming, orang yang ikut andil memajukan kualitas barang-barang Jepang, pernah berkata:

Draw a flowchart for whatever you do.  Until you do, you do not know what you are doing, you just have a job (Dr. W. Edwards Deming)

Pentingnya  flowchart juga menjadi perhatian Dr. Kaoru Ishikawa, tokoh kualitas Jepang, dengan menjadikan alat ini sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools) yang harus dikuasai oleh para anggota gugus kendali kualitas (quality control circle). Dalam dokumen standar internasional keluaran ISO, flowchart didefinisikan sebagai:

1.      A graphical representation of a process or the step-by-step solution of a problem, using suitably annotated geometric figures connected by flowlines for the purpose of designing or documenting a process or program  (ISO/IEC 2382-1:1993 Information technology–Vocabulary–Part 1: Fundamental terms, 01.05.06).

2.     Graphical representation of the definition, analysis, or method of solution of a problem in which symbols are
used to represent operations, data, flow, equipment, etc. (ISO 5807:1985 Information processing — Documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts, program network charts and system resources charts, 3.3).

3.     A control flow diagram in which suitably annotated geometrical figures are used to represent operations, data, or equipment, and arrows are used to indicate the sequential flow from one to another (ISO/IEC/IEEE 24765:2010 Systems and software engineering–Vocabulary).

Jadi, flowchart adalah diagram yang menyatakan aliran proses dengan menggunakan  anotasi bidang-bidang geometri, seperti lingkaran, persegi empat, wajik, oval, dan sebagainya untuk merepresentasikan langkah-langkah kegiatan beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah.

 

Awal Penggunaan Flowchart

Kalau anda pernah mempelajari teknik industri atau scientific management mungkin anda sudah tidak asing dengan nama Frank Bunker Gilbreth, dia lah orang yang pertama kali memperkenalkan sebuah metode terstruktur untuk mendokumentasikan aliran proses yang sering disebut flow process chart  di hadapan para anggota ASME (American Society of Mechanical Engineers) pada tahun 1921 dengan presentasi berjudul “Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way“. Dalam presentasi Gilbreth tersebut terdapat  puluhan simbol yang kemudian pada tahun-tahun berikutnya disederhanakan menjadi empat macam simbol , yaitu:

		untuk kegiatan operasi
		untuk kegiatan pemindahan atau transportasi
		untuk kegiatan pemeriksaan atau inspeksi
		untuk penyimpanan

Kemudian pada tahun 1947, simbol-simbol dalam flow process chart milik Gilbreth digunakan oleh ASME ketika mereka menerbitkan standar pertama untuk simbol-simbol pemetaan proses, yang kemudian berkembang menjadi ANSI Y15.3M, yaitu sebuah standar yang dibuat oleh American National Standard Institute (ANSI) untuk pemetaan operasi dan aliran proses (operation and flow process charts standard).

Dalam standar ANSI Y15.3M ini terdapat lima macam simbol yang merupakan modifikasi simbol Gilbreth, yang mana lingkaran kecil diganti dengan anak panah untuk kegiatan transportasi dan menambah simbol baru untuk kejadian menunggu (delay). Berikut standar simbol-simbol tersebut:

		Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku, mengebor, mengetik, dll.
		Blok panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya: memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane, memindahkan barang dengan tangan, dll.
		Segi empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas material, membaca skala pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll.
		Segi tiga terbalik untuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukan raw material di gudang, barang jadi  di staging area, penyimpanan surat-surat, dll.
		Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalam trolley  menunggu diproses lebih lanjut, menunggu elevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll.

 

Simbol-Simbol Flowchart yang Umum Digunakan

Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum.  Ini mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol  flowchart untuk pengolahan data (data processing). Sejauh yang saya tahu simbol-simbol ini sama persis  dengan template yang digunakan IBM pada 1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk simbol-simbol tersebut:

		Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
		Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
		Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.
		Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan ‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’  yang menentukan bagaimana alur dalam flowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.
		Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih  rinci.
		Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.
		Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input  atau output proses.
		Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis.
		Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-page Connector menggunakan angka.

Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.

Menggambarkan Flowchart

Flowchart dalah alat pemetaan sederhana yang menunjukkan urutan tindakan dalam proses dalam bentuk yang mudah dibaca dan dikomunikasikan. Menurut Tague (2005), tujuan digunakannya flowchart antara lain:

• Untuk mengembangkan pemahaman tentang bagaimana proses dilakukan.
• Untuk mempelajari perbaikan proses.
• Untuk berkomunikasi dengan orang lain bagaimana proses dilakukan.
• Untuk keperluan komunikasi yang lebih baik di antara orang-orang yang terlibat dalam proses yang sama.
• Untuk mendokumentasikan proses.
• Untuk merencanakan sebuah proyek.

Flowchart yang baik dibuat secara kelompok/team. Anggota kelompok perlu  mendiskusikan dan menyepakati batasan-batasan proses atau kegiatan yang akan dimasukkan ke dalam flowchart.  Pecahkan proses tersebut ke dalam langkah-langkah yang dapat dituliskan dalam bentuk kata kerja  yang singkat dan jelas. Masing-masing langkah tersebut di tulis di dalam sebuah kotak, kemudian lakukan pemetaan dengan menghubungkan tiap kotak dengan tanda panah sesuai  urutan langkah-langkah proses (lihat Gambar 1). Gambar 1 juga menunjukkan bahwa flowchart selalu didahului dan diakhiri simbol terminator, ini merupakan batasan: Dimana atau kapan proses mulai? Di mana atau kapan proses berakhir?

Gambar 1. Unsur-Unsur Dasar Flowchart

Proses kian kompleks apabila terdapat keputusan yang harus dibuat/diambil, dalam flowchart simbolkan dalam bentuk wajik yang berisi pertanyaan sederhana yang jawabannya adalah ‘ya’ atau ‘tidak’ seperti dalam Gambar 2 di bawah ini.

Gambar 2. Pengambilan Keputusan dalam Flowchart

Idealnya sebuah flowchart ditempatkan dalam satu halaman karena dengan visual tunggal akan memudahkan bagi kita untuk membuat maupun membacanya, tapi terkadang kita menemui proses yang kompleks dan memiliki banyak langkah sehingga tidak cukup untuk ditampilkan dalam satu halaman, dimana antar kotak tidak dapat langsung dihubungkan dengan tanda panah. Simbol off-page connector perlu digunakan sebagai referensi penghubung flowchart antar halaman sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 3 di bawah ini.

Gambar 3. Melanjutkan Flowchart antar Halaman

Pada proses yang kompleks dan besar mungkin terdapat satu langkah proses yang dapat dipecahkan lagi menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Langkah proses tersebut perlu diberi simbol sub-process yang menandakan secara hirarki terdapat flowchart lain yang menjelaskan level proses yang lebih rinci, lihat contoh pada Gambar 4.

Gambar 4. Contoh Sub-process

Setelah kelompok selesai menggambarkan flowchart, hasilnya disampaikan dan ditinjau kembali bersama orang-orang yang terlibat dalam proses untuk melihat apakah mereka setuju bahwa proses telah dipetakan secara akurat.

Flowchart dimasukkan sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar karena dengan flowchart kita dapat dengan mudah melakukan perbaikan (improvement). Hal-hal yang perlu dianalisis dalam flowchart untuk program perbaikan antara lain:

• Berapa lama waktu (cycle time) yang diperlukan untuk setiap langkah proses? Apakah lamanya siklus proses dapat dikurangi?
• Apakah terjadi pengulangan proses/rework?
• Apakah terdapat langkah-langkah yang tidak perlu/tidak bernilai tambah?

Flowchart merupakan alat yang berlaku untuk umum, yang dapat disesuaikan untuk berbagai tujuan. Istilah ‘flowchart’ bisa saja menggambarkan lebih banyak jenis diagram selain  yang ditampilkan dalam tulisan ini, beberapa di antaranya menunjukkan hubungan dan aliran input/output ketimbang langkah-langkah proses yang berurutan.  Flow diagrams, cross functional flowchart,  process flowcharts, interrelationship diagram, dan sebagainya dapat juga dikategorikan sebagai  flowchart.

Pembuatan flowchart bukanlah akhir dari proses. Alat ini perlu dimanfaatkan sepenuhnya untuk lebih memahami proses dan mengungkap peluang-peluang untuk perbaikan.

Rujukan:

---

Deutsches Institut für Normung. (September 1966). Sinnbilder für datenfluß- und programmablaufpläne. Deutsche Industrienorm DIN 66001. Tiergarten, Berlin: DIN. Retrieved from http://www.fh-jena.de/~kleine/history/software/DIN66001-1966.pdf

Flowchart. (2011). In ISO/IEC/IEEE 24765:2010(E), Systems and software engineering: Vocabulary (p. 144, 1st ed.). Switzerland: International Organization for Standardization.

IBM. (1969). Flowcharting techniques. (C20-8152-1 ed.). New York: IBM, Technical Publications Department. Retrieved from http://www.fh-jena.de/~kleine/history/software/IBM-FlowchartingTechniques-GC20-8152-1.pdf

Straker, D. (n.d.). The quality toolbook. Retrieved from http://www.syque.com/quality_tools/toolbook/toolbook.htm

Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press. Available from http://asq.org/quality-press/display-item/index.html?item=H1224

The Ben Graham Corporation. (1998). Graham process charting symbols. Retrieved from http://www.worksimp.com/articles/symbols.htm