MATERI 3
ADMINISTRASI
SARANA PRASARANA/FASILITAS PENDIDIKAN
1.
Pengertian
Administrasi Sarana Prasarana / Fasilitas Pendidikan
Secara Etimologis (bahasa) prasarana berarti
alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan, misalnya :
lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang, dan sebagainya.
Sedangkan sarana
berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. Misalnya : ruang, buku,
perpustakaan, laboratorium, dan sebagainya.
Administrasi sarana merupakan segenap
proses penataan yang bersangkut paut dengan pengadaan, pendayagunaan, dan
pengelolaan sarana pendidikan agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan secara
efektif dan efisien. Sarana pendidikan merupakan sarana penunjang bagi proses
belajar mengajar. Menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman Pembakuan Media
Pendidikan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, yang dimaksud dengan sarana
pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar
baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan
berjalan lancar, teratur, efektif, dan efisien.
Perlu dibedakan antara alat pelajaran,
alat peraga, dan media pendidikan. Alat pelajaran adalah semua benda yang dapat
dipergunakan secara langsung oleh guru maupun murid dalam pproses belajar mengajar
(buku tulis, gambar-gambar). Alat peraga adalah semua alat bantu pendidikan dan
pelajaran (benda atau perbuuatan dari yang paling konkrit sampai yang paling
abstrak) untuk mempermudah pemberian pengertian pada siswa. Media pendidikan
adalah perantara proses belajar mengajar untuk lebih mempertinggi efektivitas
dan efisiensi pendidikan, dapat sebagai pengganti peranan guru.
Klasifikasi fasilitas sekolah menurut kurikulum SMU 1994 (Depdikbud, 1994: 44)
terdiri atas:
a.
barang yang tidak bergerak, misalnya:
tanah dan bangunan
b.
barang yang bergerak, baik yang habis
pakai maupun yang tidak habis pakai, misalnya: perabotan, alat kantor,
buku-buku, dan alat peraga pendidikan
a. Ruang Belajar
Ruang belajar adalah
suatu ruangan tempat kegiatan belajar mengajar dilangsungkan. Ruang belajar
terdiri dari beberapa jenis sesuai fungsinya, yaitu:
· Ruang kelas atau ruang tatap muka
· Ruang kelas atau ruang tatap muka
Ruang ini berfungsi
sebagai ruangan tempat siswa menerima pelajaran melalui proses interaktif
antara peserta didik dengan pendidik. Ruang belajar terdiri dari berbagai
ukuran dan fungsi.
· Ruang
praktik/laboratorium
Ruang ini berfungsi sebagai ruang tempat peserta didik menggali ilmu pengetahuan
dan meningkatkan keahlian melalui praktik, latihan, penelitian, percobaan.
Ruang ini mempunyai kekhususan dan diberi nama sesuai kekhususannya tersebut,
diantaranya:
- Laboratorium IPA
- Laboratorium Bahasa
- Laboratorium Komputer
- Ruang Ketrampilan, dan lain-lain
b. Kantor
Ruang kantor
adalah suatu tempat dimana tenaga kependidikan melakukan proses administrasi
sekolah tersebut, pada institusi yang lebih besar ruang kantor merupakan sebuah
gedung terpisah.
c. Perpustakaan
Sebagai satu
institusi yang bergerak dalam bidang keilmuan, maka keberadaan perpustakaan
sangat penting. Untuk meminjam buku, murid terlebih dahulu harus mempunyai
kartu peminjaman agar dapat meminjam buku.
d. Halaman/Lapangan
Merupakan area umum yang
mempunyai berbagai fungsi diantaranya:
· Tempat upacara
· Tempat olahraga
· Tempat kegiatan luar
ruangan
· Tempat latihan
· Tempat
bermain/beristirahat
e. Ruang penunjang lain
· Kantin/cafetaria
· Ruang organisasi
peserta didik (OSIS, Pramuka, dan lain-lain)
· Ruang Komite
· Ruang Keamanan
Sarana pendidikan
diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :
1) Ditinjau dari Habis Tidaknya Dipakai
Dilihat dari
habis tidaknya dipakai, ada dua macam sarana pendidikan, yaitu sarana
pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.
a) Sarana pendidikan yang habis dipakai
a) Sarana pendidikan yang habis dipakai
Sarana pendidikan
yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa
habis dalam waktu yang relatif singkat.
Contoh, kapur tulis, beberapa bahan kimia untuk praktik guru dan siswa, dsb.
Selain itu, ada sarana pendidikan yang berubah bentuk, misalnya kayu, besi, dan kertas karton yang sering digunakan oleh guru dalam mengajar. Contoh: pita mesin ketik/komputer, , bola lampu, dan kertas.
Contoh, kapur tulis, beberapa bahan kimia untuk praktik guru dan siswa, dsb.
Selain itu, ada sarana pendidikan yang berubah bentuk, misalnya kayu, besi, dan kertas karton yang sering digunakan oleh guru dalam mengajar. Contoh: pita mesin ketik/komputer, , bola lampu, dan kertas.
b) Sarana pendidikan
tahan lama
Sarana pendidikan
tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara terus
menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Contoh, bangku sekolah, mesin tulis,
atlas, globe, dan beberapa peralatan olah raga.
2) Ditinjau dari Bergerak Tidaknya pada
Saat Digunakan
Ditinjau dari
bergerak tidaknya pada saat digunakan, ada dua macam sarana pendidikan, yaitu
sarana pendidikan yang bergerak dan sarana pendidikan tidak bergerak.
a) Sarana pendidikan yang bergerak
Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan
atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari arsip
sekolah, bangku sekolah, dsb.
b) Sarana pendidikan yang tidak bergerak
Sarana pendidikan
yang tidak bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif
sangat sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air
Minum (PDAM).
3) Ditinjau dari hubungannya dengan
Proses Belajar Mengajar
Sarana Pendidikan
dibedakan menjadi 3 macam bila ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar
mengajar, yaitu: alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.
a) Alat pelajaran
Alat pelajaran adalah alat yang digunakan secara langsung dalam proses belajar
mengajar, misalnya buku, alat peraga, alat tulis, dan alat praktik.
b) Alat peraga
b) Alat peraga
Alat peraga adalah alat pembantu pendidikan dan pengajaran, dapat berupa
perbuatan-perbuatan atau benda-benda yang mudah memberi pengertian kepada anak
didik berturut-turut dari yang abstrak sampai dengan yang konkret.
c) Media pengajaran
Media
pengajaran adalah sarana pendidikan yang digunakan sebagai perantara dalam
proses belajar mengajar, untuk lebih mempertinggi efektivitas dan efisiensi
dalam mencapai tujuan pendidikan. Ada tiga jenis media, yaitu media audio,
media visual, dan media audio visual.
Adapun prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu:
1) Prasarana pendidikan yang secara
langsung digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang
perpustakaan, ruang praktik keterampilan, dan ruang laboratorium.
2) Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak
digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi secara langsung sangat
menunjang terjadinya proses belajar mengajar, misalnya ruang kantor, kantin
sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang usaha kesehatan
sekolah, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir kendaraan.
2.
Tujuan Administrasi Sarana Prasarana
Tujuan administrasi sarana prasarana sekolah
secara umum adalah memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan
prasana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan secara
efektif dan efisien. Adapun, tujuan secara khususnya adalah sebagai berikut.
1) Untuk
mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui sistem
perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama.
2) Untuk
mengupayakan sarana prasarana sekolah secara tepat dan efisien, sehingga
keberadaannnya selalu dalam kondisi siap pakai.
3.
Ruang Lingkup
Administrasi Sarana Prasarana Pendidikan
Administrasi
sarana prasarana / fasilitas pendidikan mencakup kegiatan: a) perencanaan
(kebutuhan dan biaya) dan pengadaan, b) penyimpanan dan penyaluran, c)
pendayagunaan, d) pemeliharaan, dan e) inventarisasi dan penghapusan.
a.
Pengadaan Sarana
Prasarana
Di
dalam langkah pengadaan ini mencakup pula langkah perencanaan sarana prasarana.
Di sekolah-sekolah, cara pengadaan sarana prasarana pendidikan dapat lewat droping dari atas dan mengadakan sendiri.
Meskipun demikian, fungsi perencanaan dan pengadaan harus tetap diperhatikan
secara cermat. Mengadakan alat pelajaran tidak sama dengan mengadakan perabot
(meja dan kursi). Dalam proses pengadaan alat pelajaran diperlukan pertimbangan
yang lebih banyak dan matang serta semuanya bersifat edukatif.
b.
Penyimpanan dan
Penyaluran
Dalam
kaitannya dengan penyimpanan dan penyaluran sarana prasarana pendidikan
dibedakan atas dua kategori, yaitu alat yang langsung dan yang tidak langsung
terlibat dalam proses belajar mengajar. Dalam proses ini termasuk di dalamnya
adalah kegiatan inventarisasi barang, pengelompokan penyimpanan barang, serta
pendistribusiannya. Barang-barang yang telah diinventarisir dan diatur menurut
kelompok penyimpanan selanjutnya dapat disalurkan untuk digunakan kepada pihak
yang memerlukan sesuai dengan keperluan dan prosedur yang berlaku.
c.
Pendayagunaan
Sarana Prasarana
Dalam
rangka peningkatan mutu pendidikan, maka setiap alat perlengkapan perlu diatur
penggunaannya seoptimal mungkin. Khususnya buku-buku, alat peraga dan/atau alat
pelajaran lain, guru mata pelajaran agar menyusun program penggunaan alat
dikaitkan dengan program pengajaran. Dalam upaya meningkatkan proses belajar
mengajar guru dan/atau pengguna lain di sekollah, perlu membuat program
penggunaan alat pelajaran secara efisien dan efektif di samping juga ikut aktif
dalam perencanaan pengadaannya.
d.
Pemeliharaan dan
Penghapusan
Barang-barang
yang ada di sekolah atau di lembaga pendidikan merupakan barang milik negara.
Oleh karena itu, harus dijaga benar-benar agar tidak lekas rusak. Walaupun
demikian, apabila barang-barang tersebut sudah dimanfaatkan terlalu lama, akan
sampai pulalah pada saat memudar daya gunanya. Hal ini menuntut adanya kegiatan
pemeliharaan yang baik. Ditinjau dari kurun waktunya, ada pemeliharaan
sehari-hari dan ada pemeliharaan berkala atau menurut jangka waktu tertentu
sesuai dengan jenis barang atau sarana (Ary H. Gunawan, 1983: 31).
Apabila pemeliharaan barang dirasa
sudah tidak efisien dan efektif lagi, maka perlu pertimbangan barang-barang
tersebut dihapus atau tidak digunakan lagi. Sebagai konsekuensi penghapusan
barang tersebut adalah dihapusnya pula daftar barang itu dari buku inventaris.
Penghapusan sarana prasarana ialah kegiatan yang bertujuan untuk menghapus
barang-barang milik negara dari Daftar Inventaris Depdikbud berdasarkan
perundangan-undangan yang berlaku (Depdikbud, 1982: 130). Beberapa pertimbangan
perlunya penghapusan barang, antara lain:
1)
mencegah atau sekurang-kurangnya
membatasi kerugian yang lebiih besar,
2)
meringankan beban kerja inventarisasi
karena barang-barang yang tinggal sudah menyusut,
3)
membebaskan barang dari tanggung jawab
lembaga yang mengurusnya.
4.
Prinsip-prinsip
Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Untuk
mendukung tercapainya tujuan administrasi sarana prasarana sekolah maka ada
prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam mengelola sarana prasarana
sekolah sebagai berikut.
1) Prinsip pencapaian tujuan
Administrasi sarana prasara sekolah dikatakan
berhasil apabila fasilitas sekolah selalu siap pakai.
2) Prinsip efisiensi
Pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya
dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Untuk
itu, perlengkapan sekolah hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis
penggunaan dan pemeliharaannya.
3) Prinsip administratif
Semua pengelola perlengkapan pendidikan di
sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, intruksi
dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah.
4) Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab
Tugas dan tanggung jawab semua anggota
organisasi terhadap pengelolaan sarana dan prasarana sekolah harus
dideskripsikan dengan jelas.
Kepala sekolah bertanggung jawab terhadap pengawasan dan pengendalian sarana
dan prasarana pendidikan, adapun salah satu tujuannya adalah untuk menghindari
adanya penyelewengan. Tanggung jawab kepala sekolah untuk melakukan pengawasan
dan koreksi terhadap kondisi sarana dan prasarana termasuk ruangan sekolah dan
terus menerus ruang lainnya dan halaman serta perlengkapannya harus
dilaksanakan terus menerus dan teratur. Dalam melaksanakan tugas tersebut perlu
diadakan pertemuan dengan penjaga kebersihan sekolah mengenai masalah-masalah
dan kekurangan-kekurangan yang harus diatasi. Pengawasan harus dilaksanakan
sedemikian rupa sehingga hal-hal yang sekecil-kecilnya pun tidak lepas dari
tanggung jawabnya. Salah satu tujuan yang akan dicapai dalam pengawasan adalah
menciptakan kondisi lingkungan yang sehat dan membudayakan bersih kepada
murid-murid.
5) Prinsip Kekohesifan
Manajemen sarana prasarana sekolah hendaknya
terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang sangat kompak. Untuk itu, antara
satu dengan lainnya dalam organisasi harus bekerja dengan baik.
5.
Siklus
Pengelolaan Sarana Prasarana
Proses
pengelolaan administrasi sarana prasarna meliputi 5 hal, yaitu: (1) penentuan
kebutuhan, (2) pengadaan, (3) pemakaian, (4) pengurusan dan pencatatan, (5)
pertanggungjawaban. Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut.
1). Penentuan Kebutuhan
Melaksanakan
analisis kebutuhan, analisis anggaran, dan penyeleksian sarana prasarana
sebelum mengadakan alat-alat tertentu. Berikut adalah prosedur analisis
kebutuhan berdasarkan kepentingan pendidikan di sekolah.
a) Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak
(1) Barang yang
habis dipakai, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.
-
Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan
kebutuhan dari rencana kegiatan sekolah.
-
Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut tiap
bulan.
-
Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana
triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.
(2) Barang tak habis
dipakai, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.
-
Menganalisis dan menyusun keperluan sesuai dengan rencana
kegiatan sekolah serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih
dapat dipakai.
-
Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan
memperhatikan standar yang telah ditentukan.
-
Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia,
urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.
b) Penentuan Kebutuhan Barang Tidak Bergerak
Pengadaan barang
tidak bergerak meliputi pengadaan tanah dan bangunan, direncanakan dengan
urutan sebagai berikut.
(1)
Mengadakan survei tentang keperluan bangunan yang akan
direnovasi dengan maksud untuk memperoleh data mengenai: fungsi bangunan,
struktur organisasi, jumlah pemakai dan jumlah alat-alat/ perabot yang akan
ditempatkan.
(2)
Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.
(3)
Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan
harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
(4)
Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya yang
disesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis, serta
memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala
prioritas yang telah ditetapkan, sesuai dengan kebijaksanaan departemen.
c) Perhitungan Kebutuhan Ruang Belajar
Menghitung
kebutuhan ruang belajar harus memperhatikan tambahan jumlah siswa yang
diperkirakan akan ditampung pada tahun yang akan datang. Perkiraan tambahan
julah siswa didasrkan pada anak usia sekolah yang akan ditampung dan arus
lulusan yang akan memasuki jenjang pendidikan yang lebih tinggi di tingkat
propinsi/ kabupaten. Selain itu, juga perlu memperhatikan jumlah murid yang
keluar dari sekolah baik lulusan, pindahan, maupun putus sekolah.
2). Pengadaan Sarana Prasarana
Pengadaan sarana prasarana pendidikan merupakan upaya merealisasikan rencana
kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya, antara lain
sebagai berikut.
a)
Pengadaan buku, alat, dan perabot dilakukan dengan cara membeli,
menerbitkan sendiri, dan menerima bantuan/ hadiah/ hibah.
b)
Pengadaan bangunan, dapat dilaksanakan dengan cara:
(1)
membangun bangunan baru;
(2)
membeli bangunan;
(3)
menyewa bangunan;
(4)
menerima hibah bangunan;
(5)
menukar bangunan;
c)
Pengadaan tanah, dapat dilakukan dengan cara membeli,
menerima bahan, menerima hak pakai, dan menukar.
3). Penggunaan dan Pemeliharaan
Ada dua prinsip
yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan pendidikan, yaitu prinsip
efektivitas dan prinsip efisiensi. Prinsip efektivitas berarti semua pemakaian
perlengkapan pendidikan di sekolah harus ditujukan semata-mata dalam
memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah, baik secara langsung maupun
tidak langsung.
Adapun, prinsip
efisiensi berti, pemakaian semua perlengkapan pendidikan secara hemat dan
hati-hati sehingga semua perlengjkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau
hilang.
Pemeliharaan
merupakan kegiatan yang terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Menurut kurun waktunya,
pemeliharaan dibedakan dalam:
a)
pemeliharaan sehari-hari, misalnya: mobil, mesin disel,
mesin ketik, komputer, dsb.
b)
pemeliharaan berkala, yaitu: dua bulan sekali, tiga bulan
sekali, dsb.
4). Pengurusan dan Pencatatan
Semua sarana
prasarana harus diinventarisasi secara periodik, artinya secara teratur dan
tertib berdasarkan ketentuan atau pedoman yang berlaku. Melalui inventarisasi
perlengkapan pendidikan diharapkan dapat tercipta administrasi barang,
penghematan keuangan, dan mempermudah pemeliharaan dan pengawasan. Apabila
dalam inventarisasi terdapat sejumlah perlengkapan yang sudah tidak layak pakai
maka perlu dilakukan penghapusan.
5). Pertanggungjawaban (Pelaporan)
Penggunaan sarana
prasarana inventaris sekolah harus dipertanggungjawabkan dengan jalan membuat
laporan penggunaan barang-barang tersebut yang ditujuakn kepada instansi
terkait. Laporan tersebut sering disebut dengan mutasi barang. Pelaporan
dilakukan sekali dalam setiap triwulan, terkecuali bila di sekolah itu ada
barang rutin dan barang proyek maka pelaporan pun seharusnya dibedakan.
Daftar Pustaka
Sukirman,
Harrtati, dkk. __ . Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta : UNY
PRESS
Komentar