MATERI 2
PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

1.  Pengadaan Sarana Kantor
Pengadaan Sarana Kantor adalah Semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjukkan pelaksanaan tugas. Cara pengadaan perbekalan tergantung dari kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan oleh masing2 kantor.
Dalam menyusun pengadaan kantor selalu diawali dg perencanaan, perencanaan bidang perbekalan ditekankan pada beberapa aspek, yaitu sebagai berikut:
·      Kebutuhan kantor
·      Biaya
·      Keadaan inventaris tahun2 sebelumnya
·      Pertimbangan perhitungan pegawai yang ada

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan perbekalan yaitu sebagai berikut:
1.    Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
2.    Menentukan jenis kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yg diperlukan
3.    Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan
4.    Mennyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional
5.    Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor
6.    Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
7.    Menghapus perbekalan sesuai dengan prosedur yang berlaku

2.    Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor
Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.


Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
1.             Agar barang tidak cepat rusak.
2.             Agar tidak terjadi kehilangan barang.
3.             Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
4.             Memudahkan dalam pengawasan.
5.             Memudahkan dalam analisis barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain :
a)          Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
b)          Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
c)           Sifat barang yang disimpan.
d)          Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
e)          Prosedur dan tata kerja.
f)            Biaya yang disediakan.
g)          Tenaga yang diperlukan.
h)          Jangka waktu penyimpanan.


Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
1.     Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
2.     Barang disimpan dalam keadaan bersih.
3.     Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
4.     Barang disimpan di tempat yang memadai.
5.     Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
6.     Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
7.     Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
8.     Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
9.     Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

3.    Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :
a)     Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
b)    Agar barang tidak mudah hilang.
c)     Agar barang tidak kadaluarsa.
d)    Agar barang tidak mudah susut.
e)     Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.


Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :
Pemeliharaan berdasarkan waktu
·                 Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).
·                 Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).

Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
·                 Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
·                 Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

4.    Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.
Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :

·            Agar peralatan tidak mudah hilang.
·            Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
·            Memudahkan dalam pengecekan barang.
·            Memudahkan dalam pengawasan.
·            Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.

Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan :
·           Buku Pencatatan Inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :
a.         Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
b.        Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
c.         Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

5.       Laporan Sarana dan Prasarana Kantor
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).
Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :
o   Sebagai bahan pertanggung jawaban.
o   Sebagai pengendali persediaan.
o   Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
o   Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Bukti atau catatan pendukung yang harus dilampirkan dalam menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan antara lain :
o   Bukti penerimaan barang.
o   Bukti pembelian barang.
o   Bukti pengeluaran barang.
o   Kartu barang.
o   Kartu persediaan.
o   Daftar inventaris.
o   Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :
a.    Memeriksa barang.
b.    Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
c.     Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
d.    Menghitung pengeluaran barang.
e.     Menghitung sisa persediaan.
f.      Mencatat mutasi barang.
g.    Melaporkan kepada atasan atau pimpinan


Lokasi: Tanjung Pandan, Belitung Regency, Bangka Belitung Islands, Indonesia

Postingan populer dari blog ini

SOP (Standard Operation Procedure)

Gambar
Standard Operation Procedure  (SOP) Prosedur Operasi Standar (POS) Pengertian Tujuan dan Fungsi SOP Prosedur operasi standar ( Bahasa Inggris : standard operating procedure , SOP) atau kadang disingkat POS , adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS. Pengertian SOP 1.       Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong  dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. 2.      SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Tujuan SOP 1.       Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai ...
Baca selengkapnya

AKU BANGGA MENJADI GURU

Ketika itu, tahun 1992 aku lulus SMA begitu ingin melanjutkan kuliah ke perguruan tinggi. Satu obsesiku yang ingin kuraih dan aku akan sangat bangga adalah bila dapat kuliah di perguruan tinggi negeri semisal UGM (Universitas Gadjah Mada) Yogyakarta, karena memang dekat dari tempat aku dilahirkan dan dibesarkan. Lingkunganku sejak SMA begitu menampakkan persaingan yang seru. Mereka berlomba-lomba untuk akhirnya dapat terpampang foto dan tempat kuliah di papan informasi sekolah. Rasanya bangga bila hal itu terjadi, dilihat banyak orang, di mana aku kuliah. Tetapi, ternyata bukan hal yang mudah untuk menembus perguruan tinggi negeri seukuran UGM. Hingga aku baru dapat merasakan lulus dalam tes UMPTN (Ujian Masuk Perguruan Tinggi Negeri) waktu itu istilahnya, pada tahun 1994, itupun bukan di UGM. Tetapi aku bersyukur, dapat menikmati kuliah di perguruan tinggi negeri bersebelahan dengan UGM, yaitu Unversitas Negeri Yogyakarta (UNY) yang dulu bernama IKIP Negeri. Memang, apa yang pernah ki...
Baca selengkapnya