SOP (Standard Operation Procedure)

MATERI 1

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

PENGERTIAN SARANA DAN PRASARANA  KANTOR

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

JENIS-JENIS SARANA DAN PRASARANA KANTOR

3)       Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :

3)    Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3, antara lain:

·            Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).

·            Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).

·            Berbentuk buku

2.  Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain :

·            Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.

·            Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

B.    Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan emberc.

C.    Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

D.   Perabot Kantor (Office Furniture)

                   Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

E.     Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga ember semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

F.   Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Tujuan Tata Ruang Kantor

·                Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.

·                Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.

·                Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

·                Memudahkan dalam pengawasan.

·                Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.

·                Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

·                Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

·                Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

·                Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

1.             Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

2.             Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

3.             Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor

3)       Asas-asas tata ruang kantor antara lain :

·           Asas jarak terpendek.

·           Asas rangkaian kerja.

·           Asas penggunaan seluruh ruangan.

·           Asas integrasi kegiatan.

·           Asas perubahan susunan tempat kerja.

·           Asas keamanan dan kepuasan karyawan.

2)    Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

·           Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.

·           Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.

·           Alur kerja harus sederhana.

·           Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.

·           Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.

·           Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung.

·           Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan.

·           Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.

3)    Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :

1.    Sistem Pencahayaan atau Penerangan

Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu :

·         Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.

·         Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).

·          Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor.

·         Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja.

2.    Sistem Warna

Macam-macam warna ada 3, yaitu :

·         Warna primer (warna pokok).

·         Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna primer).

·          Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna primer dan sekunder).

3.    Sistem Pengaturan Udara Ruangan

Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6° Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.

Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :

·             Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis.

·             Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.

·             Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

4.    Sistem Penataan Suara

Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh dapat dilakukan dengan :

·         Ruangan diberi penyadap suara.

·         Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam.

·         Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).

·         Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.