SOP (Standard Operation Procedure)

MATERI 4

PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA

Untuk mendukung tercapainya tujuan administrasi sarana prasarana sekolah maka ada prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam mengelola sarana prasarana sekolah sebagai berikut.

1)     Prinsip pencapaian tujuan

Administrasi sarana prasara sekolah dikatakan berhasil apabila fasilitas sekolah selalu siap pakai.

2)     Prinsip efisiensi

Pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Untuk itu, perlengkapan sekolah hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya.

3)     Prinsip administratif

Semua pengelola perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, intruksi dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah.

4)     Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab

Tugas dan tanggung jawab semua anggota organisasi terhadap pengelolaan sarana dan prasarana sekolah harus dideskripsikan dengan jelas.

5)     Prinsip Kekohesifan

Manajemen sarana prasarana sekolah hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang sangat kompak. Untuk itu, antara satu dengan lainnya dalam organisasi harus bekerja dengan baik.

Siklus Pengelolaan Sarana Prasarana

Proses pengelolaan administrasi sarana prasarna meliputi 5 hal, yaitu:

1)      penentuan kebutuhan,

2)      pengadaan,

3)      pemakaian,

4)      pengurusan dan pencatatan,

5)      pertanggungjawaban.

1). Penentuan Kebutuhan

Melaksanakan analisis kebutuhan, analisis anggaran, dan penyeleksian sarana prasarana sebelum mengadakan alat-alat tertentu. Berikut adalah prosedur analisis kebutuhan berdasarkan kepentingan pendidikan di sekolah.

a) Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak

(1) Barang yang habis dipakai, direncanakan dengan urrutan sebagai berikut.

1.  Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan sekolah.

2.  Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.

3.  Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

(2) Barang tak habis dipakai, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

–  Menganalisis dan menyusun keperluan sesuai dengan rencana kegiatan sekolah serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.
– Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.

–  Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

b) Penentuan Kebutuhan Barang Tidak Bergerak

Pengadaan barang tidak bergerak meliputi pengadaan tanah dan bangunan, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

1)     Mengadakan survei tentang keperluan bangunan yang akan direnovasi dengan maksud untuk memperoleh data mengenai: fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah pemakai dan jumlah alat-alat/ perabot yang akan ditempatkan.

2)     Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.

3)     Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.

4)     Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan, sesuai dengan kebijaksanaan departemen.

c) Perhitungan Kebutuhan Ruang Belajar

Menghitung kebutuhan ruang belajar harus memperhatikan tambahan jumlah siswa yang diperkirakan akan ditampung pada tahun yang akan datang. Perkiraan tambahan julah siswa didasrkan pada anak usia sekolah yang akan ditampung dan arus lulusan yang akan memasuki jenjang pendidikan yang lebih tinggi di tingkat propinsi/ kabupaten. Selain itu, juga perlu memperhatikan jumlah murid yang keluar dari sekolah baik lulusan, pindahan, maupun putus sekolah. Pengadaan Sarana Prasarana

Pengadaan sarana prasarana pendidikan merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya, antara lain sebagai berikut.

a)     Pengadaan buku, alat, dan perabot dilakukan dengan cara membeli, menerbitkan sendiri, dan menerima bantuan/ hadiah/ hibah.

b)     Pengadaan bangunan, dapat dilaksanakan dengan cara:

–  membangun bangunan baru;

–  membeli bangunan;

–  menyewa bangunan;

–  menerima hibah bangunan;

–  menukar bangunan;

c)     Pengadaan tanah, dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima bahan, menerima hak pakai, dan menukar.

3) Penggunaan dan Pemeliharaan

Ada dua prinsip yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan pendidikan, yaitu prinsip efektivitas dan prinsip efisiensi. Prinsip efektivitas berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan di sekolah harus ditujukan semata-mata dalam memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah, baik secara langsung maupun tidak langsung. Adapun, prinsip efisiensi berti, pemakaian semua perlengkapan pendidikan secara hemat dan hati-hati sehingga semua perlengjkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang.

Pemeliharaan merupakan kegiatan yang terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Menurut kurun waktunya, pemeliharaan dibedakan dalam:

a) pemeliharaan sehari-hari, misalnya: mobil, mesin disel, mesin ketik, komputer, dsb.

b) pemeliharaan berkala, yaitu: dua bulan sekali, tiga bulan sekali, dsb.

4) Pengurusan dan Pencatatan

Semua sarana prasarana harus diinventarisasi secara periodik, artinya secara teratur dan tertib berdasarkan ketentuan atau pedoman yang berlaku. Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan dapat tercipta administrasi barang, penghematan keuangan, dan mempermudah pemeliharaan dan pengawasan. Apabila dalam inventarisasi terdapat sejumlah perlengkapan yang sudah tidak layak pakai maka perlu dilakukan penghapusan.

5) Pertanggungjawaban (Pelaporan)

Penggunaan sarana prasarana inventaris sekolah harus dipertanggungjawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan barang-barang tersebut yang ditujuakn kepada instansi terkait. Laporan tersebut sering disebut dengan mutasi barang. Pelaporan dilakukan sekali dalam setiap triwulan, terkecuali bila di sekolah itu ada barang rutin dan barang proyek maka pelaporan pun seharusnya dibedakan.