SOP (Standard Operation Procedure)

Modul 1

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Kelas 11 Semester Ganjil

KOMPETENSI INTI 3 (PENGETAHUAN)	KOMPETENSI INTI 4 (KETERAMPILAN)
3.       Memahami, menganalisis, menerapkan dan mengevaluasi pengetahuan faktual, konseptual, dan procedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,  kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.	4.       Mengolah,  menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung
KOMPETENSI DASAR	KOMPETENSI DASAR
3.1      Menerapkan prinsip-prinsip administrasi sarana dan prasarana.	4.1      Melaksanakan prinsip-prinsip administrasi sarana dan prasarana.

PENGERTIAN SARANA DAN PRASARANA  KANTOR

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat.

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

Tujuan Administrasi Sarana Prasarana Kantor

Tujuan administrasi sarana prasarana sekolah secara umum adalah memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan prasana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan secara efektif dan efisien. Adapun, tujuan secara khususnya adalah sebagai berikut.

a.         Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama. 

b.         Untuk mengupayakan sarana prasarana sekolah secara tepat dan efisien, sehingga keberadaannnya selalu dalam kondisi siap pakai.

Ruang Lingkup Pengelolaan/Administrasi Sarana Prasarana kantor.

a)      perencanaan (kebutuhan dan anggaran).

b)     pengadaan,  

c)      penyimpanan dan pendistribusian.

d)     pendayagunaan, pemanfaatan.

e)      pemeliharaan, perawatan, perbaikan.

f)       inventarisasi, pelaporan dan

g)      penghapusan.

Siklus Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor (Barang Tidak Habis Pakai)

Prinsip-prinsip Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Untuk mendukung tercapainya tujuan administrasi sarana prasarana sekolah maka ada prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam mengelola sarana prasarana sekolah sebagai berikut.

1.        Prinsip pencapaian tujuan

Administrasi sarana prasara sekolah dikatakan berhasil apabila fasilitas sekolah selalu siap pakai.

2.        Prinsip efisiensi

Pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Untuk itu, perlengkapan sekolah hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya. 

3.        Prinsip administratif

Semua pengelola perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, intruksi dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah. 

4.        Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab

Tugas dan tanggung jawab semua anggota organisasi terhadap pengelolaan sarana dan prasarana sekolah harus dideskripsikan dengan jelas.

Kepala sekolah bertanggung jawab terhadap pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana pendidikan, adapun salah satu tujuannya adalah untuk menghindari adanya penyelewengan. Tanggung jawab kepala sekolah untuk melakukan pengawasan dan koreksi terhadap kondisi sarana dan prasarana termasuk ruangan sekolah dan terus menerus ruang lainnya dan halaman serta perlengkapannya harus dilaksanakan terus menerus dan teratur. Dalam melaksanakan tugas tersebut perlu diadakan pertemuan dengan penjaga kebersihan sekolah mengenai masalah-masalah dan kekurangan-kekurangan yang harus diatasi. Pengawasan harus dilaksanakan sedemikian rupa sehingga hal-hal yang sekecil-kecilnya pun tidak lepas dari tanggung jawabnya. Salah satu tujuan yang akan dicapai dalam pengawasan adalah menciptakan kondisi lingkungan yang sehat dan membudayakan bersih kepada murid-murid.

5.        Prinsip Kekohesifan

Manajemen sarana prasarana sekolah hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang sangat kompak. Untuk itu, antara satu dengan lainnya dalam organisasi harus bekerja dengan baik.

KLASIFIKASI SARANA PRASARANA KANTOR

 

a)             Barang Bergerak

Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dengan mudah dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Barang bergerak dibagi menjadi dua, yaitu:

(1)              Barang Habis Pakai

Barang habis pakai adalah barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaian saja dan setelah itu fungsi dari barang tersebut akan habis. Misalnya kertas, tinta, karbon, dan sebagainya.

(2)              Barang Tidak Habis Pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan tahan lama dalam pemakaiannya. Fungsi dari barang tersebut tidak akan hilang dalam satu kali pemakaian. Misalnya komputer, mesin fotokopi, mesin ketik, dan sebagainya.

b)            Barang Tidak Bergerak

Barang tidak bergerak adalah prasarana kantor yang tidak dapat dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Misalnya tanah dan bangunan.

PENGGOLONGAN SARANA KANTOR

1.              Mesin kantor. (Office machine).

Mesin-mesin kantor adalah segala macam alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam membantu pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik maupun elektrik.

Keuntungan menggunakan mesin kantor antara lain:

a.       Menghemat tenaga dan waktu.

b.       Meningkatkan ketelitian.

c.       Memperbaiki kualitas pekerjaan/hasil pekerjaan.

d.       Memudahkan pengawasan.

e.       Mengurangi kelelahan/kejenuhan/kebosanan pegawai dalam bekerja.

f.        Memproses informasi lebih cepat dan lebih banyak.

Kerugian menggunakan mesin kantor antara lain:

a.       Tingkat penyusutan dari beberapa mesin adalah tinggi.

b.       Memerlukan operator mesin yang terlatih dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

c.       Beberapa mesin memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

d.       Kesulitan dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

e.       Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.

2.              Perabot kantor. (Office furniture).

Perabot kantor atau office furnitures adalah benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari kayu atau metal, yang dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha.

Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern (2000) mengemukakan bahwa “perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat”.

3.              Perbekalan kantor. (Office Supplies).

Bekal kantor adalah semua perbekalan yang berupa barang-barang habis pakai dan yang tidak habis pakai yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan kantor.

4.              Hiasan kantor. (Office ornament).

Hiasan kantor atau interior kantor adalah segala macam benda yang dipakai untuk menciptakan iklim suasana yang kondusif pada ruang tempat bekerja. Lingkungan atau ruangan yang dihiasi dengan hiasan yang menarik dan ditata sedemikian rupa dapat membuat personil kantor tertarik dan nyaman di kantor tersebut.